Butuhnya Sistem Informasi Manajemen pada Pemerintahan

Dewasa ini, kebutuhan terkait Sistem Informasi bagi pemerintah sudah merupakan tuntutan yang tidak dapat terhindarkan mengingat perkembangan lingkungan eksternal organisasi semakin bergerak cepat, jaman sudah berbasis teknologi sehingga organisasi pemerintah harus bisa membaca perkembangan tersebut kalau tidak ingin pemerintah akan mati suri karena menutup diri dengan perubahan.

Dalam penerapan teknologi informasi dan komunikasi tersebut, berbagai kebijakan yang telah dikeluarkan oleh pemerintah, namun pada tataran instansional di daerah, implementasinya masih berjalan tersendat-sendat. Berbagai alasan yang dikeluarkan terkait anggaran, sumber daya manusia, kebijakan, bahkan faktor budaya yang juga menjadi penghambat. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk melakukan analisis mengenai Pengembangan Sistem Informasi Manajemen di Daerah.

Membahas mengenai sistem informasi sebaiknya berawal dari pemahaman tentang pengertian sistem. Sistem adalah rangkaian dari berbagai unsur atau komponen yang saling berkaitan atau terintegrasi menjadi satu model tertentu yang membentuk fungsi yang berbeda. Gabungan dari sistem tersebut menghasilkan fungsi yang berbeda. Hubungan dari seluruh unsur tersebut disebut sistem. Dengan demikian, pemahaman mengenai sistem informasi adalah hubungan berbagai unsur penunjang yang mengubah data menjadi informasi sehingga di dalam organisasi, informasi tersebut sangat dibutuhkan oleh manajemen atau pimpinan untuk pengambilan keputusan.

Sistem informasi manajemen tentunya bukan hanya berbicara mengenai aspek teknologi informasi yang mengubah data menjadi informasi, namun menurutFirdaus juga sangat berkaitan dengan seluruh dimensi-dimensi organisasi, yaitu aspek regulasi, kultur, kepemimpinan, dan SDM-nya sebagai suprastruktur; manajemen informasi, sumber daya lainnya dan prosedur kerja; dan infrastruktur teknologi informasi secara keseluruhan sebagai sebuah sistem (www.fridaus.org, 20/10/2012). Menurut Davis (1997) dalam Kurniawan (1998:29), menjelaskan definisi Sistem Informasi Manajemen, yaitu:

‘Sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (integrated) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak(software) computer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan serta sebuah basisdata (database).’

Selain itu, definisi lain yang menjelaskan tentang sistem informasi manajemen dikemukakan oleh Cushing dalam Sutanta (1996) dalam Kurniawan (1998:30)bahwa:

‘Sistem informasi manajemen merupakan kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan-kegiatan perencanaan dan pengendalian.’

Dalam organisasi pemerintah, dukungan teknologi informasi dan komunikasi saat ini sangat penting kedudukannya. Teknologi informasi dan komunikasi sangat membantu perbaikan kinerja organisasi. Konsep perkantoran modern tidak lepas dari penggunaan teknologi informasi. Ketika belum dikenal komputer, pekerjaan yang dilakukan pada instansi pemerintah prosesnya sangat lambat walupun pekerjaan dapat diselesaikan. Efisiensi dan efektivitas tentu berbeda tingkat capaiannya dibandingkan dengan saat ini ditunjang dengan penggunaan teknologi informasi. Oleh karena itu, dalam perjalanannya, pemerintah memandang perlu diterapkan perkantoran berbasis elektronik untuk menunjang kinerja agar menjadi lebih optimal lagi. Demikian di Indonesia, akhirnya pemerintah mengeluarkan kebijakan Pengembangan E-Government pada tahun 2002 oleh Kementerian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia.

Pengembangan sistem informasi berbasis teknologi, sangat bergantung pada kesiapan sumber daya organisasi meliputi sarana dan prasarananya, sumber daya manusianya, dan anggarannya; kesiapan budaya untuk mau menerapkan teknologi informasi dengan optimal; kesiapan organisasi menerjemahkan perubahan regulasi; dan dukungan kebijakan pimpinan untuk memajukan teknologi informasi, semuanya harus bergerak secara simultan saling menguatkan dan tidak ada aspek yang diabaikan sebagaimana yang terjadi pada birokrasi kita, kebijakannya sudah baik, namun budaya yang berkembang belum siap, sistem informasi ingin dikembangkan, namun anggaran tidak cukup, dan seterusnya.

Organisasi pemerintah untuk dapat bertahan hidup atau tetap eksis di tengah-tengah persaingan global dimana arus perkembangan teknologi informasi dan komunikasi semakin “menggila (istilah penulis = sulit terbendung)” membuat pemerintah harus bisa menerapkan teknologi informasi untuk mendukung kinerjanya.

Dalam praktek pekerjaan seorang staf saat ini, mesin ketik masih dapat digunakan ketika mesin computer tidak dapat mengambil alih pekerjaan tersebut, misalnya pengetikan kuitansi keuangan oleh Bendahara, namun pada umumnya pekerjaan staf sudah berbasis komputer. Laporan keuangan sudah dapat dilakukan di komputer mengingat terdapat aplikasi keuangan yang bisa mengoperasikan perhitungan keuangan kantor. Pembuatan surat kantor, jauh lebih praktis menggunakan komputer dibandingkan dengan mesin ketik. Mengapa? Karena kesalahan ketik pada komputer dapat langsung diperbaiki sebelum melakukan print atau cetak dokumen. Efisiensi dan waktu kerja semakin efektif. Efisien dalam menggunakan sumber daya kertas dan tinta dan efektif sesuai dengan rencana kebutuhan dan belanja.

Kebutuhan informasi bagi pimpinan dapat dengan mudah menggunakan komputer untuk memperoleh data yang dibutuhkan. Informasi yang bertebaran di dunia maya saat ini dapat dimanfaatkan hanya dengan membuka website, situs pencari data yang terkenal Google dapat membantu setiap pengunduh yang membutuhkan informasi. Oleh karena itu, apa yang seharusnya perlu dilakukan untuk meningkatkan penggunaan teknologi informasi dan komunikasi pada perkantoran pemerintah? Hal ini dapat dijawab pada kemampuan manajer untuk mengelolah lima jenis sumber daya utama dalam organisasi menurut Mc. Leod (1995) dalam Husein dan Wibowo (2002: 4-5), yaitu: 1. Manusia; 2. Material; 3. Mesin (termasuk fasilitas dan energy); 4. Uang; 5. Informasi (termasuk Data).

Lima unsur yang disebutkan oleh Mc. Leod tersebut juga merupakan sistem yang menjadi bagian dalam organisasi sehingga dapat dikatakan hal ini adalah merupakan suprastruktur dalam SIM, kecuali Poin 5. Informasi yang tergolong sebagai infrastruktur.

Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) harus dapat dilakukan secara terus menerus mengingat aspek ini mempunyai tingkat dinamisasi yang tinggi sehingga kebijakan yang diambil oleh pimpinan untuk membangun dan mengembangkan TIK harus juga sifatnya dinamis dan taktis.

Mengembangkan TIK harus dapat dilihat dalam konsep manajemen yang utuh, yaitu diperlukan perencanaan yang matang, pengorganisasian pengelola TIK, pembuatan dan pengembangan TIK, dan evaluasi pemanfaatan TIK.

Dalam manajemen stategis, jangan remehkan aspek perencanaan, seringkali organisasi gagal mencapai tujuannya karena kegagalannya merumuskan perencanaan yang baik berdasarkan skala prioritas. Kabupaten Sragen merupakan salah satu kabupaten yang terdepan dalam inovasi pemanfaatan TIK. Seluruh organisasi pemerintah sudah berbasis TIK. Pemerintah Sragen, merasakan bahwa untuk dapat mewujudkan birokrasi yang efisien dan efektif, maka diperlukan inovasi melalui implementasi TIK ke dalam birokrasi dan membangun sistem kerja yang berbasis dunia maya. Di kabupaten tersebut dikenal istilah Surat Maya (Surya) adalah surat elektronik yang disampaikan viawebsite sehingga tidak ada lagi kurir atau caraka yang melakukan tugas-tugas mengantar surat. Setiap pagi seluruh pegawai harus menyempatkan dirinya untuk membuka internet, melihat apakah ada surat dinas yang ditujukan kepada dirinya atau organisasinya. Inovasi ini sesungguhnya sudah lama berjalan, namun yang membedakan di Indonesia adalah kapan sebuah inovasi tersebut betul-betul diterapkan, dilakukan dengan nyata. Dalam hal pelayanan publik, masyarakat yang ingin mengurus dokumen perizinan dan non perizinan, tidak perlu “capek-capek” untuk ke kabupaten mengambil formulir izin dan rekomendasi, cukup dengan membuka internet, seluruh kebutuhan publik dalam bidang pelayanan tersedia dengan lengkap dan mudah untuk dipahami sehingga masyarakat dapat mendaftar di internet dan menyiapkan bahannya. Metode ini cukup signifikan menghemat waktu dan biaya pemohon sehingga tidak merasa diberatkan.

Contoh kasus di atas adalah bukti nyata manfaat yang telah dirasakan oleh masyarakat Kabupaten Sragen. Berdasarkan hasil penelitian menunjukkan bahwa Kantor Pengelola Data Elektronik berperan aktif untuk melakukan inovasi TIK, apalagi Bupati Sragen sangat mendukung penerapan TIK di pemerintahan. Tidak dapat dipungkiri bahwa masalah keterbatasan anggaran sangat berpengaruh dalam peremajaan TIK sebagaimana dikemukakan oleh Husein dan Wibowo (2002:316) bahwa faktor kegagalan TIK adalah masalah biaya. Untuk mengembangkan TIK membutuhkan biaya yang besar sehingga tidak dapat dipertimbangkan semata-mata dari nilai bisnis. Namun, yang terjadi pada Kabupaten Sragen, anggaran pengembangan TIK dalam Rencana Kerja Pemerintah mendapat proporsi yang besar. Manfaat yang diperoleh dari TIK tersebut dituangkan dalam laporan pertanggung jawaban Bupati kepada Dewan. Hal ini perlu dilakukan mengingat belanja pengembangan TIK harus bisa juga mempertimbangkan belanja sector lainnya yang juga penting. Pengukuran manfaat perlu dilakukan untuk pengambilan keputusan oleh pimpinan. Rencana harus bisa sesuai dengan realisasi kegiatan. Hal ini disebut dengan pengukuran perencanaan kinerja dan evaluasi kinerja. Kedua hal ini merupakan sebuah siklus yang terus terjadi. Menurut Bacal (1999) dalam Wibowo (2007:66) bahwa perencanaan kinerja merupakan proses bekerjasamanya manajer dan staf untuk merencanakan apa yang akan dilakukan mendatang, mengukur kinerja, mengidentifikasi dan mengatasi hambatan dalam pekerjaan. Dengan demikian, sangat jelas bahwa untuk mengukur manfaat TIK adalah dengan melakukan evaluasi kinerja kebijakan, apakah sudah tercapai atau tidak. Menemukan faktor-faktor mana saja yang berpengaruh signifikan dalam pengembangan TIK, apakah SDM-nya, budayanya, atau aspek regulasinya. Pengukuran sangat penting untuk mewujudkan pemerintahan mencapai good governance.

Dimensi SDM-nya yang lemah dapat diatasi dengan mendorong pegawai untuk mengikuti diklat Pranata Komputer, pengusulan diklat tersebut juga harus dibarengi dengan kebijakan pimpinan yang pro terhadap pengembangan karir FungsionalPranata Komputer dimana menghindari kebijakan melakukan mutasi ke bidang lain sementara staf tersebut adalah asset organisasi. Demikian halnya dengan perbaikan tunjangan. Setiap jabatan fungsional keahlian mempunyai tunjangan yang sudah diatur oleh Badan Kepegawaian Negara. Pendapat APKOMINDO yang menyalahkan aspek kesejahtraan pegawai dan masalah pengembangan karir bukan alasan karena pegawai yang mengembang jabatan Pranata Komputer sudah diberikan tunjangan oleh pemerintah. Sumber masalahnya adalah terletak pada kebijakan pimpinan untuk mau mendorong stafnya untuk mengikuti diklat tersebut, atau tidak dan menyiapkan anggaran untuk membangun sistem informasi. Kalau pegawai ahlinya sudah ada, namun TIK nya juga tidak ada atau sudah usang, lalu apa yang bisa untuk dilakukan.

Selanjutnya, pengembangan TIK di Sragen mendorong lahirnya birokrasi yang berbudaya TIK sehingga secara tidak langsung juga berpengaruh pada pembentukan budaya TIK bagi masyarakatnya. Aspek regulasi dipandang sudah relevan dengan kondisi saat ini, hanya saja pemerintah daerah masing-masing yang belum tanggap menghadapi persaingan global.

Formulasi untuk mengukur kinerja bagi penulis melihat perlu penguatan LAKIP. Kita sudah mengenal LAKIP (Laporan akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah). Pimpinan harus bisa menggunakan alat ini untuk mengukur kinerja TIK organisasinya sehingga dapat ditemukan faktor-faktor yang menghambat dan dapat dijadikan bahan pertimbangan untuk perbaikan pada masa akan datang. Kedua, dalam menyusun Dokumen Renstra, dan RKT, kebijakan pengembangan TIK harus berkelanjutan, tidak “angin-anginan” sehingga manfaat dan dampak dari TIK dalam pemerintahan dapat terwujud adalah dengan menjadikan LAKIP sebagai alat untuk evaluasi kinerja.

Evaluasi untuk mengetahui manfaat memang sulit untuk dapat diarasakan langsung, namun terdapat beberapa hal dari beberapa kegiatan pemerintah dapat dirasakan langsung manfaatnya, misalnya pengembangan TIK dapat menghemat kertas, belanja transport, dan mendekatkan tempat yang begitu jauh semua terbangun dalam satu sistem informasi. Oleh karena itu, Evaluasi kinerja harus dapat dilakukan dengan baik sebagai alat untuk mengetahui capaian hasil dan manfaat kegiatan pemerintah.

Menuju Pelayanan Lebih Baik dengan E-Government

Dalam kemajuan teknologi informasi yang pesat dewasa ini telah memasuki berbagai bidang, tidak terkecuali pemerintahan. Salah satu hal yang sedang hangat dibicarakan berkaitan teknologi informasi dan komunikasi adalah e-Government (electronic government), yaitu suatu pemanfaatan teknologi informasi, baik internet maupun non-internet, untuk menyediakan pelayanan yang lebih nyaman dan efisien terhadap warga dan organisasi atas informasi dan pelayanan pemerintah. E-Government bisa disamakan dengan online government, yaitu pelayanan pemerintah berbasis internet, seperti portal, website, email, blog, dan sebagainya. Adapun e-Government yang tidak berbasis internet, seperti telepon, fax, SMS, MMS, Bluetooth, CCTV, dan lainnya.

Beberapa negara yang sudah cukup maju dalam memanfaatkan e-Government antara lain adalah New Zealand, Singapore, dan Amerika Serikat. Indonesia pun sudah mulai memanfaatkan potensi e-Government dalam berbagai sektor. Hal ini bisa kita lihat dari media massa yang mempromosikan kemudahan mengakses fasilitas dan pelayanan pemerintah. Tengok saja iklan dalam sektor pajak, yang dari iklan tersebut bisa kita lihat pemerintah dengan slogannya ingin menunjukkan bahwa pelayanan sektor pajak kini tidak lagi merepotkan, tidak berbelit-belit, dan menawarkan berbagai kemudahan dan keuntungan bagi yang melaksanakan kewajiban dalam membayar pajak. Diharapkan dengan kemudahan ini, masyarakat akan tertarik membuat NPWP dan membayar pajak. Pemerintah diuntungkan dengan masyarakat yang membayar pajak, dan masyarakat pun diuntungkan dengan diberi kemudahan dalam menunaikan kewajibannya.

Adapun hal lain yang dapat kita rasakan sekarang ini adalah dalam hal pelayanan umum. Kita dapat mencari informasi, mengirim saran, mengajukan permintaan, maupun menyampaikan keluhan terhadap pelayanan pemerintah secara praktis, dengan begitu respon pun akan lebih cepat kita rasakan. Inti dari e-Government adalah memberikan kemudahan dan kenyamanan bagi masyarakat dalam mengakses pelayanan pemerintah, dan menjembatani kepentingan masyarakat dengan pemerintah.

Namun kita harus mengetahui ada hal penting dari e-Government, yakni komputerisasi. Pemerintah harus mempertimbangkan berbagai kendala yang mungkin dihadapi, antara lain keterbatasan dan kemampuan masyarakat yang tentunya beragam dalam hal bahasa, teknologi, pendidikan, aksesibilitas, adaptasi dan lain-lain, yang dapat berpengaruh pada pemanfaatan e-Government. Walaupun Indonesia masih terbilang baru dalam pemanfaatan e-Government, namun sudah bisa kita rasakan manfaatnya sekarang dan ke depannya masih banyak potensi yang bisa diambil untuk memajukan performa pelayanan pemerintah terhadap masyarakat, baik dari segi kualitas maupun kuantitas.

Sumber : warta ekonomi